Immobilienvertrieb digitalisieren

Was bedeutet Immobilienvertrieb im Neubau heute?

Immobilienvertrieb ist der organisierte Verkauf von Immobilien an Käufer, im Neubau meist als Projektvertrieb: Ein Bauträger errichtet ein Objekt mit vielen Einheiten und verkauft diese selbst, über einen beauftragten Vertrieb oder über ein Netz aus Vertriebspartnern und Maklern. Bei Kapitalanlage-Immobilien kaufen überwiegend Privatanleger, die eine Wohnung vermieten und steuerlich abschreiben wollen.

Damit unterscheidet sich der Projektvertrieb deutlich vom klassischen Maklergeschäft mit Einzelobjekten. Ein Projekt hat eine Kaufpreisliste, Verfügbarkeiten, die sich täglich ändern, mehrere Vertriebspartner mit eigenen Kontingenten und einen Käufer, der fast immer finanziert. Der Verkauf endet nicht mit der Zusage des Käufers, sondern erst mit der Beurkundung beim Notar. Dazwischen liegen Beratung mit Investitionsrechnung, Selbstauskunft, Reservierung, Kreditvoranfrage und Kreditvertrag.

Wer diesen Vertrieb digitalisiert, digitalisiert also nicht nur die Kundenverwaltung. Er digitalisiert eine Kette mit vielen Beteiligten, in der jeder Schritt auf Daten des vorherigen aufbaut.

Wo der Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien Zeit verliert

In vielen Vertrieben arbeitet jede Partei mit eigenen Werkzeugen. Der Bauträger führt die Kaufpreisliste in einer Tabelle. Der Vertrieb pflegt Interessenten in einem CRM. Die Investitionsrechnung entsteht in einer eigenen Datei. Die Selbstauskunft kommt als PDF per E-Mail. Der Finanzierer fordert Unterlagen ein zweites Mal an. Den Notartermin stimmt jemand per Telefon ab.

Jede dieser Lösungen funktioniert für sich. Die Reibung entsteht an den Übergaben:

• Veraltete Daten. Der Berater rechnet mit einem Preis oder einer Verfügbarkeit, die sich inzwischen geändert hat.
• Doppelte Erfassung. Kundendaten werden für Berechnung, Selbstauskunft und Finanzierungsanfrage jeweils neu eingetippt.
• Fehlender Status. Der Bauträger weiß nicht, ob die Finanzierung eines reservierten Käufers steht, und kann die Einheit weder freigeben noch einplanen.
• Lange Liegezeiten. Unterlagen warten in Postfächern, während die Reservierungsfrist läuft.
• Keine Auswertung. Die Vertriebsleitung sieht erst in der Wochenrunde, welche Abschlüsse hängen.

Das Ergebnis sind Reservierungen, die verfallen, Notartermine, die verschoben werden, und Käufer, die in der Wartezeit abspringen. Digitalisierung lohnt sich genau an diesen Übergaben.

Projektvertrieb Immobilien: wer welche Daten braucht

Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, klären Sie, wer im Projektvertrieb welche Informationen liefert und welche er braucht. Die Tabelle zeigt die typische Verteilung im Neubau-Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien.

Jede Zeile ist eine Übergabe. Je mehr dieser Übergaben auf einem gemeinsamen Datenstand stattfinden, desto weniger muss jemand nachfragen.

Die sechs Bausteine eines digitalen Immobilienvertriebs

Ein digitaler Immobilienvertrieb besteht nicht aus einem einzelnen Werkzeug, sondern aus Bausteinen, die auf denselben Daten arbeiten. Die folgenden sechs decken den Weg vom Projekt bis zum Abschluss ab. Wichtig ist weniger, dass jeder Baustein besonders viele Funktionen hat, sondern dass die Daten ohne erneute Eingabe von einem zum nächsten wandern.

Warum die Finanzierung in den Vertriebsprozess gehört

Bei Kapitalanlage-Immobilien finanziert fast jeder Käufer. Damit ist die Finanzierung kein nachgelagerter Schritt, sondern Teil des Verkaufs. Solange nicht klar ist, ob und zu welchen Konditionen eine Bank finanziert, ist eine Reservierung nur eine Absichtserklärung und ein Notartermin ein Risiko.

Viele Vertriebe lösen das, indem sie Käufer an einen externen Finanzierer weitergeben. Dann beginnt die Datenerfassung oft von vorn, und der Vertrieb verliert den Überblick, wo der Fall gerade steht. Der bessere Weg: Die Finanzierung arbeitet auf denselben Daten wie der Vertrieb. Selbstauskunft, Investitionsrechnung und Objektunterlagen liegen bereits vor, wenn die Kreditvoranfrage gestellt wird.

Finance Estate bildet das mit einer eigenen Finanzierungsabteilung ab, die X Capital stellt. Vertrieb und Finanzierung arbeiten in derselben Plattform, von der Selbstauskunft über den Kaufvertragsentwurf (KVE) bis zum Kreditvertrag. Laut Finance Estate besteht

Wie eine Kreditvoranfrage abläuft und welche Unterlagen sie braucht, erklärt der Ratgeber „Kreditvoranfrage“ .

Immobilienvertrieb digitalisieren in sechs Schritten

1. Prozess aufnehmen. Schreiben Sie den heutigen Ablauf vom Lead bis zur Übergabe auf, mit Beteiligten, Dokumenten und Wartezeiten je Schritt. Die Vorlage dafür liefert der Ratgeber „Vertriebsprozess bei Kapitalanlage-Immobilien“.
2. Engpass bestimmen. Messen Sie, wo Fälle am längsten liegen: meist zwischen Reservierung und Finanzierungszusage oder zwischen Zusage und Notartermin. Dort fangen Sie an.
3. Stammdaten bereinigen. Projekte, Einheiten, Preise und Objektunterlagen gehören einmal sauber in das neue System, bevor Vertriebspartner Zugriff bekommen.
4. Rollen und Freigaben festlegen. Wer sieht welche Einheiten, wer darf reservieren, wer gibt Preise frei? Klare Rechte verhindern Doppelverkäufe.
5. Pilot mit einem Projekt. Starten Sie mit einem Projekt und einem Vertriebsteam. Laufende Fälle aus Altsystemen übernehmen Sie geordnet, neue Fälle starten direkt in der Plattform.
6. Kennzahlen einführen. Legen Sie fest, welche Zahlen die Vertriebsleitung wöchentlich sieht: Reservierungen, offene Kreditvoranfrage, Notartermine, Abschlüsse je Berater.

Woran Sie eine passende Software für den Immobilienvertrieb erkennen

Eine Software für den Immobilienvertrieb sollte zu Ihrem Geschäftsmodell passen, nicht umgekehrt. Prüfen Sie vor der Entscheidung diese Punkte:

So beantwortet Finance Estate diese Fragen heute:

Einen Vergleich verschiedener Anbieter mit offengelegten Kriterien finden Sie im Vergleichs-Hub . Die Funktionen im Detail zeigt die Seite Software für den Immobilienvertrieb .

Recht und Compliance im digitalen Immobilienvertrieb

Digitalisierung ändert nichts an den Formvorschriften. Drei Punkte sollten Sie kennen:

• Kaufvertrag nur beim Notar. Ein Vertrag, mit dem sich jemand verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, bedarf der notariellen Beurkundung (§ 311b Abs. 1 BGB). Das gilt auch für Eigentumswohnungen im Neubau. Eine digitale Unterschrift ersetzt die Beurkundung nicht.
• Erlaubnis für Vermittlung. Wer gewerbsmäßig den Abschluss von Verträgen über Grundstücke oder Wohnräume vermittelt oder nachweist, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO. Wer Immobiliar-Verbraucherdarlehen vermittelt oder dazu berät, braucht eine Erlaubnis nach § 34i Abs. 1 GewO. Eine Software ersetzt keine dieser Erlaubnisse. Klären Sie, welche Rolle Ihre Berater und Ihr Finanzierungspartner einnehmen.
• Datenschutz. Selbstauskünfte enthalten Einkommens- und Vermögensdaten. Finance Estate verarbeitet Daten nach eigener Angabe DSGVO-konform.

Rechtliche Hinweise in diesem Artikel ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Fazit: Wo Sie mit der Digitalisierung anfangen sollten

Den Immobilienvertrieb zu digitalisieren heißt nicht, möglichst viele Programme einzuführen. Es heißt, die Übergaben zwischen Bauträger, Vertrieb, Käufer, Finanzierung und Notar auf einen gemeinsamen Datenstand zu bringen. Fangen Sie dort an, wo heute die meisten Fälle liegen bleiben. In Kapitalanlage-Vertrieben ist das fast immer die Strecke von der Reservierung bis zur Finanzierungszusage, weil dort Selbstauskunft, Unterlagen und Bankrückfragen zusammenkommen.

Wer diese Strecke im Griff hat, gewinnt dreifach: Bauträger planen mit verlässlichen Notarterminen, Berater verbringen weniger Zeit mit Nachfragen, und Käufer erleben einen Kauf, bei dem sie jederzeit wissen, wo sie stehen. Alles Weitere, vom Leadeingang bis zur Bestandsbetreuung, lässt sich danach Schritt für Schritt anschließen.

Finance Estate ist für genau diese Strecke gebaut: Vertrieb und Finanzierung von Kapitalanlage-Immobilien in einer Plattform, vom Lead bis zum Notartermin, mit eigener Finanzierungsabteilung durch X Capital statt Finanzierer-Suche.